Іс-шараларды іріктеудің басталғаны туралы хабарландыру білім беру саласындағы уәкілетті органның интернет-ресурсында орналастырылады.
Ұйымдастырушылардан іс-шараларды іріктеуге қатысу үшін құжаттарды қабылдау екі жылда бір рет жүргізіледі.
Ұйымдастырушылар іс-шараларды іріктеуге қатысу үшін білім беру саласындағы уәкілетті органның ведомствосына мынадай құжаттарды қағаз және/немесе электрондық нысандарда ұсынады:
- нысан бойынша өтініш;
- нотариалды куәландырылған (ұйымдастырушының жеке басын куәландыратын құжаттың көшірмесі, мемлекеттік тіркеу туралы анықтама, жарғының көшірмесі, іс-шараларды өткізуге авторлық құқық көшірмесі);
- ұйымдастырушының басшысы бекіткен іс-шараларды өткізу туралы ережелері мен шарттары;
- прокторинг, бейнетіркеу жүйесінің болуы туралы мәліметтер (онлайн бейнетрансляция);
- іс-шаралар нәтижесі бойынша берілетін құжаттар мен сертификаттарда QR (Кюар) кодтың болуы;
- өткізілген іс-шаралар туралы ақпаратты қамтитын материалдар мен интернет-ресурстарға сілтемелер, іс-шараларды қауіпсіз өткізу жағдайларымен, барлық қатысушыларға іс-шараларға тегін қолжетімділік пен қатысуды қамтамасыз ету;
- бағалау критерийлерін ескере отырып, соңғы үш жылдың мысалдары мен тапсырмалары бар база;
- іс-шараның тұрақтылығы мен өткізілуінің кезеңділігі (кемінде 3 жыл) туралы, қатысушылардың, ата-аналардың, ғылыми және педагогикалық, шығармашылық жұртшылықтың пікірлері қоса берілген өткізілетін іс-шаралардың ауқымдылығы (өңірлік деңгейден бастап республикалық, халықаралық деңгейге дейін), жаппай болуы (әртүрлі жастағы қатысушылардың қамтылуы), жариялылығы (ұйымдастырушылар мен серіктестер), қазылар алқасының сапалы және кәсіби құрамын қамтамасыз ету, оның қызметінің объективтілігі мен ашықтығын мына параметрлер негізінде қамтамасыз ету: қазылар алқасының мүшелерінің кәсіби біліктілігі мен тәжірибесінің болуы (ғылыми дәрежесі, практикалық тәжірибесі), мүдделер қақтығысының жоқтығы, хаттамаларды жүргізу, қорытындыларды жариялау, апелляция жүйесінің болуы және қатысушылардың төрелік шешімнің ашықтығы туралы пікірлері туралы талдамалық анықтама;
- зияткерлік меншік құқықтарының сақталуын (антиплагиат) растайтын құжат;
- қатысушыларды психологиялық қолдау және сүйемелдеу жұмыс жоспары;
- білім беру саласындағы уәкілетті органның ақпараттық жүйелеріне кіріктірілген сервистер арқылы деректерді бере отырып, іс-шараларды өткізуді және оның қорытындыларын қалыптастыруды автоматтандыруға арналған ақпараттық жүйеге сілтеме.
Ұсынылған құжаттарды қарау нәтижелері бойынша ұйымдастырушыға құжаттарды қабылдау және іріктеуге қатысуға рұқсат беру туралы немесе құжаттарды қабылдаудан дәлелді бас тарту туралы жазбаша хабарлама 2 (екі) жұмыс күні ішінде жіберіледі.
Құжаттарды қайта ұсыну құжаттардың қайтарылған күнінен бастап 10 (он) жұмыс күнінен кешіктірілмей жүзеге асырылуы тиіс. Қайта ұсынылған құжаттарды қарау олар қайта тіркелген күннен бастап 5 (бес) жұмыс күні ішінде жүргізіледі.
Ұйымдастырушы құжаттардың толық топтамасын ұсынған кезде білім беру саласындағы уәкілетті органның ведомствосы құжаттарды қабылдайды және Сараптамалық кеңестің қарауына жібереді.
Сараптамалық кеңес құрамына білім беру, спорт және туризм, мәдениет және ақпарат салаларындағы уәкілетті органдардың, Ы. Алтынсарин атындағы Ұлттық білім академиясының, «Атамекен» Қазақстан Республикасының Ұлттық кәсіпкерлер палатасының өкілдері қатарынан, кемінде 11 адам кіріп, олардың арасынан төраға тағайындалады. Сараптамалық кеңестің құрамы білім беру саласындағы уәкілетті орган басшысының бұйрығымен екі жыл мерзімге бекітіледі.
Сараптамалық кеңестің құжаттарды қарау мерзімі іс-шараларды іріктеуге қатысу үшін құжаттарды қабылдау ресми аяқталған күннен бастап күнтізбелік 30 (отыз) күнді құрайды.
Сараптамалық кеңес ұйымдастырушының құжаттарын іс-шараларды іріктеу өлшемшарттарына сәйкестігі тұрғысынан қарастырады.
Сараптамалық кеңестің қабылдаған шешімі туралы хабарлама тиісті хаттама рәсімделген күннен бастап кешіктірілмей 5 (бес) жұмыс күні ішінде мемлекеттік органдардың бірыңғай электрондық құжат айналымы жүйесі арқылы ұйымдастырушыға жіберіледі.
Ұйымдастырушының мемлекеттік органдардың бірыңғай электрондық құжат айналымы жүйесіне қолжетімділігі болмаған жағдайда, Сараптамалық кеңестің қабылдаған шешімі туралы хабарлама ұйымдастырушының электрондық поштасына жазбаша түрде немесе көрсетілген пошталық мекенжайға пошта арқылы жолданады.
Бұйрық 2025 жылғы 15 маусымнан бастап қолданысқа енгізіледі.