Жарлыққа сәйкес, "Ұлттық" мәртебе архив ісі саласында ерекше мемлекеттік және қоғамдық маңызы бар қызметті жүзеге асыратын мемлекеттік архивтерге беріледі. Бұл мәртебе келесі талаптарға сәйкес келетін архивтерге тағайындалады:
- бекітілген жұмыс жоспарларына сәйкес кемінде 20 жыл бойы тұрақты және тиімді қызмет атқаруы;
- кәсіби деңгейін, тиімділігін және жұмыс сапасын арттыруға бағытталған инновацияларды енгізуі;
- жеке орналасқан, мемлекеттік архивтің балансында тұрған арнайы ғимараттың болуы. Ғимарат құжаттарды сақтау талаптарына сай жабдықталуы тиіс (реставрациялық және цифрландыру жабдықтары, климат-бақылау жүйесі, өрт дабылы, газбен өрт сөндіру, кондиционерлеу, бейнебақылау, кіреберісті электронды және металл детектор арқылы бақылау жүйелері);
- құжаттарды есепке алу, сақтау және оларға қолжетімділікті қамтамасыз ететін заманауи цифрлық жүйенің болуы;
- ақылы қызметтер көрсету арқылы материалдық-техникалық базаны тұрақты дамыту;
- архив қорында ерекше тарихи-мәдени және ғылыми құндылығы бар аса маңызды құжаттардың болуы;
- ғылыми атақтары мен дәрежелері бар қызметкерлердің болуы (доцент, қауымдастырылған профессор, профессор, академик, ғылым кандидаты және/немесе докторы, PhD);
- архив қызметі туралы бұқаралық ақпарат құралдарында кемінде 10 жарияланымның болуы;
- ғылыми-білім беру мекемелерімен архив құжаттарын жариялау және пайдалану бойынша ынтымақтастық орнату;
- республикалық және халықаралық бағдарламалар мен жобаларға (ғылыми-тәжірибелік конференциялар, форумдар, байқаулар, фестивальдер, көрмелер) қатысу.
Республикалық мемлекеттік архивтердің басшылары, сондай-ақ облыстардың, республикалық маңызы бар қалалардың және астананың жергілікті атқарушы органдары архив ісі және басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету саласына жетекшілік ететін уәкілетті органға "Ұлттық" мәртебе беру туралы өтініш-хат жолдайды.
Өтініш-хатқа келесі құжаттар қоса беріледі:
- мемлекеттік архив қызметкерлерінің жалпы жиналысының хаттамасынан үзінді, онда архивті "Ұлттық" мәртебе беруге ұсыну туралы шешім көрсетіледі;
- мемлекеттік архивтің қызметі туралы анықтама, онда оның Қазақстанның архив саласын дамытуға қосқан үлесі және материалдық-техникалық жабдықталуының талаптарға сәйкестігі көрсетіледі;
- ғылыми атақтары мен дәрежелері бар қызметкерлер туралы мәліметтер (доцент, қауымдастырылған профессор, профессор, академик, ғылым кандидаты және/немесе докторы, PhD);
- бұқаралық ақпарат құралдарында жарияланған мемлекеттік архив қызметі туралы материалдардың көшірмелері (кемінде 10 жарияланым);
- архив ісі саласындағы республикалық және халықаралық іс-шараларға, бағдарламалар мен жобаларға қатысқанын және (немесе) жүлделі орын алғанын растайтын құжаттардың көшірмелері (ғылыми-тәжірибелік конференциялар, форумдар, байқаулар, фестивальдер, көрмелер).
Өтініш-хат еркін нысанда қағаз түрінде және электрондық құжат айналымы жүйесі арқылы уәкілетті органның атына ағымдағы күнтізбелік жылдың 1 шілдесіне дейін жолданады. Белгіленген мерзімнен кешіктіріліп жіберілген өтініш-хат қарауға қабылданбайды және түскен күнінен бастап 3 жұмыс күні ішінде қараудан бас тарту себебі көрсетіліп, кері қайтарылады.
Уәкілетті орган өтініш-хат пен қоса берілген құжаттарды қарауға қабылдағаны туралы тиісті республикалық мемлекеттік архивке немесе облыстың, республикалық маңызы бар қаланың, астананың жергілікті атқарушы органына олардың түскен күнінен бастап 3 жұмыс күні ішінде хабарлама жолдайды.
Уәкілетті орган өтініш-хатты және оған қоса берілген құжаттарды Қағидалар талаптарына сәйкестігі тұрғысынан қарайды.
Деректердің дәйексіздігі анықталған немесе құжаттар толық ұсынылмаған жағдайда, өтініш-хат қарауға қабылданбайды және қараудан бас тарту себебі көрсетіліп, түскен күнінен бастап 15 жұмыс күні ішінде тиісті республикалық мемлекеттік архивке немесе облыстың, республикалық маңызы бар қаланың, астананың жергілікті атқарушы органына кері қайтарылады.
Қайта толықтырылған құжаттар пакеті қараудан бас тарту туралы хабарлама алынған күннен бастап 15 жұмыс күні ішінде қайта ұсынылуы мүмкін.
Уәкілетті орган ағымдағы күнтізбелік жылдың 10 қазанына дейін Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес мемлекеттік архивтерге "Ұлттық" мәртебе беру туралы Үкіметке ұсыныс енгізеді.
Өз кезегінде Үкімет Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігіне мемлекеттік архивтерге "Ұлттық" мәртебе беру туралы Жарлық жобасын қарауға ұсынады.
Мемлекеттік архивтерге "Ұлттық" мәртебе Қазақстан Республикасы Президентінің Үкіметтің ұсынысы негізінде беріледі.
Жарлық 2027 жылғы 1 қаңтардан бастап қолданысқа енгізіледі.