Құжатқа сәйкес, республикалық мемлекеттік архивтердің, сондай-ақ астананың, облыстардың және республикалық маңызы бар қалалардың жергілікті атқарушы органдарының басшылары "Ұлттық" мәртебесін беру туралы өтінішхатты архив ісі және басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету саласына басшылық жасайтын уәкілетті органға ұсынады.
Уәкілетті орган өтінішхат пен оған қоса берілген құжаттар келіп түскен күннен бастап үш жұмыс күні ішінде тиісті республикалық мемлекеттік архивке немесе астананың, облыстың, республикалық маңызы бар қаланың жергілікті атқарушы органына өтінішхаттың қарауға қабылданғаны туралы хабарлама жібереді.
Дұрыс емес мәліметтер ұсынылған немесе құжаттар толық тапсырылмаған жағдайда өтінішхат қарауға қабылданбайды. Ол келіп түскен күннен бастап 15 жұмыс күні ішінде қараудан бас тарту себебі көрсетіліп, тиісті республикалық мемлекеттік архивке немесе астананың, облыстың, республикалық маңызы бар қаланың жергілікті атқарушы органына қайтарылады.
Жарлық 2027 жылғы 1 қаңтардан бастап қолданысқа енгізіледі.