Құжаттарды заңдастыру – оларды басқа мемлекетте пайдалану мақсатында құжаттардағы лауазымды адамның қолы мен мөрінің түпнұсқалығын анықтау және куәландыру рәсімі.
Құжаттарды заңдастыруды:
- Қазақстан аумағында – Сыртқы істер министрлігінің Консулдық қызмет департаменті және Алматы қаласындағы өкілдігі (бұдан әрі – Өкілдік);
- Қазақстаннан тыс жерлерде – Қазақстанның шетелдегі мекемелері жүзеге асырады.
Мына құжаттар заңдастыруға жатпайды:
- уәкілетті адамның қолы мен мөрі қойылмаған құжаттар;
- бастапқы құжатта уәкілетті адамның қолы мен мөрі болмаса, оның нотариат куәландырған көшірмелері;
- туу туралы куәліктен басқа, жеке басты куәландыратын құжаттардың түпнұсқалары;
- құжаттардың нотариат куәландырған аудармалары.
Құжаттарды заңдастыру үшін жеке немесе заңды тұлға Консулдық қызмет департаментіне, Өкілдікке немесе Қазақстанның шетелдегі мекемесіне қажетті құжаттарды қоса тіркеп, еркін нысандағы өтініш береді.
Қандай құжаттар қажет
Жеке тұлғалар үшін:
- жеке басты куәландыратын құжаттың көшірмесі (салыстырып тексеру үшін түпнұсқасы ұсынылады) немесе цифрлық құжаттар сервисінен алынған электрондық құжат (жеке басын сәйкестендіру үшін);
- заңдастырылатын құжат;
- консулдық алымның төленгенін растайтын құжат;
- өкілеттікті растайтын құжаттың көшірмесі (құжаттарды заңдастырылатын құжат иесінің атынан заңды өкілі немесе сенімхат бойынша уәкілетті адам тапсырған жағдайда).
Заңды тұлғалар үшін:
- уәкілетті адамның жеке басын куәландыратын құжаттың көшірмесі (салыстырып тексеру үшін түпнұсқасы ұсынылады) немесе цифрлық құжаттар сервисінен алынған электрондық құжат (жеке басын сәйкестендіру үшін);
- заңдастырылатын құжат;
- консулдық алымның төленгенін растайтын құжаттың түпнұсқасы;
- заңды тұлғаның мемлекеттік тіркелгенін (қайта тіркелгенін) растайтын "цифрлық үкіметтің" цифрлық жүйесінен алынған мәліметтер немесе заңды тұлғаның құқық қабілеттілігін растайтын өзге құжат (шетелдік азаматтар үшін);
- өкілеттікті растайтын құжаттың көшірмесі (құжаттарды заңдастырылатын құжат иесінің атынан заңды өкілі немесе сенімхат бойынша уәкілетті адам тапсырған жағдайда).
Еркін нысандағы өтініште қызмет алушы мемлекеттік қызмет көрсету үшін қажетті, қолжетімділігі шектеулі дербес деректерге қол жеткізуге жазбаша келісімін де береді.
Заңдастыруға құжаттардың түпнұсқалары, сондай-ақ олардың нотариат куәландырған көшірмелері қабылданады.
Шетелдік ұйымдар мен мекемелер берген құжаттар мемлекеттік немесе орыс тіліне аударылып, аудармашы немесе аударма қызметін көрсететін ұйым тарапынан куәландырылуға тиіс.
Қазақстан нотариустары куәландырған және Қазақстаннан тыс жерлерде іс-әрекеттер жасауға арналған құжаттар нотариаттық іс жүргізу қағидаларының талаптарына сәйкес келуге тиіс.
Құжаттарды заңдастыру өтініш берілген сәттен бастап 3 жұмыс күні ішінде жүзеге асырылады. Қосымша зерделеу немесе тексеру қажет болған жағдайда, қызмет алушыға хабарлай отырып, мемлекеттік қызмет көрсету мерзімі 30 күнтізбелік күннен аспайтын уақытқа тоқтатыла тұруы мүмкін.
Құжаттарды заңдастыру үшін Консулдық қызмет департаменті мен Өкілдік мына тұлғалардың қолдары мен мөрлерінің қолда бар үлгілерін пайдаланады:
- Қазақстанның мемлекеттік органдары мен мекемелерінің лауазымды адамдарының, нотариустардың және құжаттарды куәландыруға уәкілетті адамдардың;
- Қазақстанда аккредиттелген шетелдік дипломатиялық өкілдіктер мен консулдық мекемелерде құжаттарды заңдастыруға және беруге уәкілетті лауазымды адамдардың.
Уәкілетті қызметкер заңдастыруға ұсынылған құжаттың қағидаларға сәйкес келетініне көз жеткізгеннен кейін:
- Консулдық қызмет департаментіне жүгінген жағдайда – құжаттың өзіне Консулдық қызмет департаментінің заңдастыру жазбасын қою арқылы құжатты заңдастырады;
- Өкілдікке жүгінген жағдайда – құжаттың өзіне Өкілдіктің заңдастыру жазбасын қою арқылы құжатты заңдастырады.
Консул мына органдар мен ұйымдардан берілген құжаттарды заңдастыруға қабылдайды:
- өзі орналасқан мемлекеттің билік органдарынан берілген құжаттар, егер олар сол мемлекеттің заңнамасына сәйкес алдын ала заңдастырылған болса;
- шетелдік ұйымдар мен мекемелерден берілген құжаттар, егер олар консул орналасқан мемлекетте аккредиттелген шетел мемлекетінің дипломатиялық өкілдігінде немесе консулдық мекемесінде алдын ала заңдастырылған болса;
- Қазақстанның ұйымдары мен мекемелерінен берілген және Қазақстаннан тыс жерлерде ұсынуға арналған құжаттар.
Өтініште немесе құжаттарда қателер не дәлсіздіктер анықталған, олар талаптарға сәйкес келмеген немесе құжаттар топтамасы толық ұсынылмаған жағдайда, қызмет көрсетуші өтінішті цифрлық күту парағы арқылы қабылдап, еркін нысандағы тиісті қолхат береді.
Заңдастыру жазбасы құжаттың өзіне қойылады. Құжатта орын болмаған жағдайда, жазба оған бекітілетін бөлек параққа түсіріліп, құжатты заңдастырған адамның қолы мен мөрі қойылады.
Заңдастыру жазбасын мастикалық мөртабанмен қоюға рұқсат етіледі.
Консулдық қызмет департаменті, Өкілдік және Қазақстанның шетелдегі мекемелері заңдастырудан өткен құжаттарды есепке алу тізілімдерін жүргізеді.
Бұйрық 12 қазаннан бастап қолданысқа енгізіледі.
Бұған дейін Қазақстан Сыртқы істер министрлігінің шетелдегі азаматтарды есепке алу қағидаларын жаңартқаны туралы хабарлаған едік.